重庆工商大学电算化岗位责任制

一、会计电算化岗位责任制度

 

（一）会计电算化系统人员的岗位划分和各岗位的工作任务

会计电算化工作岗位分为：会计电算化主管、会计电算化操作员、审核记账员、系统管理员、会计档案管理员。

1、会计电算化主管

组织协调计算机与会计软件系统的运行工作，协调本系统各岗位人员之间的工作关系，负责各岗位人员的工作质量考评。

2、会计电算化操作员

负责原始凭证的审查和汇集工作，按会计核算工作的要求进行凭证的预处理工作，通过操作计算机向会计软件中输入记账凭证和原始凭证等会计数据，打印输出有关记账凭证、会计账簿、报表；负责会计数据的正确性校核，发现问题及时报告系统管理员。

3、审核记账员

负责对输入计算机的会计数据进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，操作软件进行审核并登记计算机内会计账簿；对打印输出的会计账簿、会计报表进行确认。

此岗位不应由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证。

4、系统管理员

负责会计电算化系统运行环境的建立，保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据，提出对会计系统的修改意见；发现和解决软件操作故障，及时纠正数据的差错；负责系统的安全保密工作；负责对电算化系统硬件设备和会计软件系统的检查及故障处理工作，以确保系统的正常运行；发生不可处理的错误，应及时与会计软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误。

5、会计档案管理员

负责管理存档的会计系统的数据盘（磁带）、程序软盘、打印的会计报表、凭证和各种资料的保管工作，做好会计软件、数据及资料的安全保密工作。

（二）电算化系统会计岗位及工作职责

1、会计电算化主管职责

（1）组织协调计算机及会计软件系统的运行，协调各岗位人员之间的工作关系；

（2）对电算化系统各岗位人员的工作进行质量考评，合理调整各岗位会计人员；

（3）监督会计电算化系统的运行，保证系统合法、安全、保密、可靠和可审计；

（4）检查计算机输出账表数据的正确性和及时性；

（5）完善现有的管理制度，并制定岗位责任。

2、会计电算化操作员职责

（1）负责原始凭证的审查、汇集工作，按会计核算的要求和会计电算化的要求对凭证进行预处理。

（2）通过操作计算机向会计软件中输入记账凭证和原始凭证待等会计数据，严格按照数据输入的要求做好数据输入操作，在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或会计主管反映；不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修正；数据输入完毕先进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核。

（3）进行有关会计数据处理工作，打印有关记账凭证、会计账簿、报表。

（4）月末打印系统所有的明细账、总分类账、会计报表和自动转账凭证。

（5）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露。

（6）系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。

（7）要严格按照系统说明进行会计软件的操作。

3、审核记账员职责

（1）负责对输入计算机的记账凭证和原始凭证数据进行审核，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。

（2）对不符合财务会计制度和有关规定的不真实、不合法的凭证退还各有关人员更正、补齐；对填制的不符合要求、不完整、不规范的凭证，包括金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改。

（3）对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予签章确认，并向电算化主管或系统管理人员报告。

（4）对正确的会计凭证操作会计软件进行审核并登记计算机内会计账簿。

（5）对计算机打印输出的会计账簿、会计报表进行确认。

（6）协助出纳人员做好库存现金及银行存款的核对工作。

４、系统管理员职责

（１）负责会计电算化系统软硬件的安装和调试工作，负责会计电算化系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项初始化工作。

（２）负责对电算化系统的硬件设备和会计软件系统的运行情况进行定期检查，确保系统的正常运行。

（３）负责发现和解决系统运行中的软硬件操作故障，在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快排除系统软硬件故障和会计数据差错，使电算化系统在当天恢复正常运行。

（４）当电算化系统发生不可处理的错误时，应及时与会计软件开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误。

（５）负责本系统计算机内会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性检查。

（６）按规定的程序负责对会计数据及程序实施完整性、适应性和正确性维护。

（７）做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出改进电算化系统管理、操作、维护的需求报告，提出对会计软件系统的改进意见。

（８）对本系统有关资源（包括硬件设备，软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新提出报告。

（９）负责规定机内各使用人员的权限等级。

（１０）每天操作完毕，负责做好及时备份。

５、会计档案管理员职责

（１）负责管理存档的会计系统的数据软盘、程序软盘及各类账表、凭证、资料的备份和打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作。

（２）做好各类会计数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。

（３）按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。

 

二、会计电算化系统操作管理制度

（一）系统使用管理

（１）为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。

（２）在会计电算化系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。

（３）对各使用人员明确划分使用操作权限，，形成分工牵制，健全内部控制制度。

（４）本会计电算化系统的计算机专机专用，谢绝无关人员使用计算机做其他工作。

（５）设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。

（６）任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意删改数据、原程序和数据库文件结构。

（７）出纳人员不允许进行系统性的操作，系统管理员不得兼任出纳工作。

（８）操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责会计数据的输入，计算、记账和打印有关账表。

（９）存档数据、软盘、账表和文档资料，由系统管理员按规定统一复制、核对并交会计档案管理员保管。

（１０）系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范操作应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。

（１１）维护操作与系统设置一般应由系统管理员负责。系统操作员、档案管理员等其他人员不得进行维护操作。

（１２）一般情况下，维护操作不应影响系统正常的运行

（二）上机操作规程

（１）操作人员必须是合法的、有权使用会计系统的人员，培训合格并经系统身份认证后，才能上机操作。

（２）操作人员上机操作前，应进行上机操作登记，必须填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。

（３）操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，操作人员的密码最好是每个月变更一次。

（４）操作人员必须严格按所分配的操作权限操作会计软件，不得越权或以其他操作人员的名称操作计算机。

（５）操作人员应严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。

（６）审核记账人员应入时检查操作人员输入计算机的凭证数据与原始凭证数据的一致、合法性。如果发现已输入计算机的凭证有错误，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记账后发现的，要求凭证制作人员另作凭证以红字冲销纠正，再输入计算机内，任何人不能随意修改账目。

（７）每天上机完毕后，都要作好数据备份，以防止意外事故。

（８）在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。

（９）任何人如有伪造、非法涂改变更会计资料，故意毁坏命令程序、数据文件、账册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。

 

三、会计电算化系统计算机硬件和软件管理制

 

（一）计算机硬件管理制度

（１）财务用计算机应做到专机专用，不能用于做其他任何工作。

（２）除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人员未经允许不得使用财务专用计算机。

（３）每次用计算机必须使用不间断电源（ UPS ），以避免意外断电造成会计数据的丢失，影响本单位的会计工作。

（４）禁止在财务专用计算机上使用外来软盘和进行非法拷贝工作，禁止在计算机上玩游戏，以防止计算机感染病毒。

（５）不得随意删除计算机硬盘中的系统软件的文件。未经批准不得使用FORMAT、FDISK、ERASE等DOS命令。

（二）计算机软硬件维护制度

（１）一般情况下每周应全面检查一次计算机软件硬件系统，并做好检查记录，以保证系统的正常运行。

（２）在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装和调试，直至运行正常。

（３）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。

（４）系统中的会计数据需要每天进行备份。

（５）在系统运行过程中，计算机软硬件发生故障和出现异常时，应及时进行故障分析，并检查维修记录，排除故障并恢复系统正常运行。

（６）计算机硬件发生故障时，，如果没有能力维修，应及时与销售计算机的单位取得联系或学校有关部门联系。

（７）财务软件运行发生错误时，，如无法处理，应及时与财务软件开发单位取得联系以便及时解决问题。

 

四、会计电算化系统会计资料管理制度

 

实现会计电算化系统后，会计资料包括贮存在介质（软盘、硬盘、磁带、存有会计数据的计算机系统等）上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。

（一）会计资料的管理与保密

1、记账凭证的输入、输出与管理

记账凭证采用通用格式，由计算机编制输出；必须有审核、复核、主管等人的签章；严格防止凭证缺号。（如果发生缺号凭证应打印输出所缺凭证的号码，经有关人员签章后与其他凭证一起顺序编号装订成册归档保管。）

2、会计账簿的打印时间

（１）现金、银行存款日记账按月打印。

现金、银行存款日记账同时要进行手工登记，日常计算机内账要与手工账核对，月末核对无误后打印输出。经有关人员签章认可后存档。银行存款余额调节表用手工编制。

（２）总分类账和各种明细分类账每年打印一次。

（３）科目汇总表按管理要求和时间要求分段打印，并与该册凭证一起装订。

（４）会计报表按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

3、其他

（１）由计算机打印输出的会计资料发生缺损时，应该补充打印，并要求操作人员在打印输出的账面上签字盖章，须由财务主管签字（盖章）认可。

（２）装有会计数据的计算机硬件系统，也必须遵守会计资料的管理办法。

（二）数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据库恢复。

2、每日必须对计算机内的会计资料在计算机的硬盘内进行备份。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、本月凭证、各种账簿文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做软盘备份，交会计档案保管员保管。

（三）会计档案管理

1、打印输出的凭证、账册、报表、必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

3、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

4、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章。

5、如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘和装有会计数据的计算机系统等行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任