重庆工商大学财务报销须知

 

为了加强会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，促进教职工对财务报销的了解，减少报销的时间，根据《会计法》和《会计基础工作规范》的有关规定，制定本办法。

一、原始凭证

原始凭证，是在经济业务事项发生时由经办人员直接取得或者填制、用以表明某项经济业务事项已经发生或其完成情况、明确有关经济责任的一种原始凭据。如各种发票、车票、出入库单、领款单、费用报销单、发放明细表等等。它是会计核算的原始依据，来源于实际发生的经济业务事项。

因此，办理会计事项，必须取得或者填制原始凭证，并及时送交财务处（一般来说，为了保证会计核算工作的正常进行和当期会计资料的真实、完整，填制或者取得的原始凭证送交财务处的时间最迟不应超过当年），以保证会计核算工作得以顺利进行。

（一）原始凭证的基本要求：

1、原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证的单位名称或者填制人员的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证的单位名称；经济业务事项名称；数量、单价和金额。

2、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。

3、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。

4、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以财务报销联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写功能的除外）套写。

（二）原始凭证的错误更正：

1、原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，随意涂改原始凭证即为无效凭证，不能作为报销的依据。

2、原始凭证记载的内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，更正工作必须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖出具单位印章；重新开具原始凭证当然也应当由原始凭证开具单位进行。

3、原始凭证金额出现错误的不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。

4、原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。

（三）原始凭证的其他管理 

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由财务处负责人和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况。由财务处负责人和单位领导人批准后，代作原始凭证。

经学校领导批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当以批准文件的复印件作为原始凭证。

原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经财务处负责人和会计档案保管人员批准后，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

财务处、会计审核人员应当对原始凭证进行审核和监督。对不真实、不合法的原始凭证，不予受理。对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应当予以扣留，并及时向财务负责人或单位领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求经办人员更正、补充。

二、报销和请款凭证

（一）报销和请款凭证的填制

填制报销和请款凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：

1、阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写人民币符号。人民币符号和阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号的，数字后面不再写货币单位。

2、所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”或者符号（—）；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

3、汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

4、大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

5、阿拉伯金额数字中间的“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”时，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

6、报销凭证必须附有原始凭证，并注明所附原始凭证的张数。所附原始凭证张数的计算，一般应以原始凭证的自然张数为准。凡是与报销凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应作为原始凭证的附件。如果报销凭证中附有原始凭证汇总表，应该把所附的原始凭证汇总表的张数一起计入附件张数之内。如果一张原始凭证涉及几张报销凭证的，可以把原始凭证附在一张主要的报销凭证后面，并在其他报销凭证上附该原始凭证的复印件。

（二）报销和请款凭证的手续 

购买实物的原始凭证，必须有验收证明。详见重工大[2002]81号文（附录一）。

支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证如银行付款凭证等代替。发放的各种津贴、补贴，必须有汇总表和明细表，并由领款人在签名栏签名（转银行卡的除外）。

办理转账支票的借款，必须写明收款单位在银行开户的名称；如果需要财务处转账，必须提供收款单位在银行开户的名称、账号和开户银行。

职工借款凭据（借款单），必须附在记账凭证之后。冲销借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款凭据。